Tietosuojaseloste

Laadittu 24.5.2018
Päivitetty 25.5.2018

Rekisterinpitäjä
Toimitilanne Suomi, Y-tunnus 1016388-2
Purjetuulenkuja 5 B, 00850 Helsinki
toimi.tilanne@toimitilanne.fi

Yhteyshenkilö
Milla Leisso, milla.leisso@toimitilanne.fi

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteröidyillä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”), ellei tietojen käsittely tai säilyttäminen perustu sopimussuhteeseen.

Tarkistus-, oikaisu- ja poistopyynnöt lähetetään kirjallisesti. Voimme pyytää tarvittaessa henkilöllisyyden todistamista. Vastaamme pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Pyynnöistä voidaan veloittaa kohtuullinen korvaus.

Markkinointirekisteri

Käsittelemme henkilötietoja perustuen henkilön suostumukseen, joka tapahtuu tilaamalla uutiskirje. Uutiskirjeen tarkoituksena on markkinointi ja yhteydenpito asiakkaisiin. Henkilötietoja ei luovuteta Toimitilanne Suomen ulkopuolelle, mutta niiden käsittely on ulkoistettu palveluyritykselle. 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, sähköpostiosoite, tiedot tilatuista uutiskirjeistä ja niiden asetuksista. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta uutiskirjeen tilauslomakkeen kautta tai sähköpostitse, puhelimitse tai asiakastapaamisista.

Käytämme uutiskirjemarkkinointiin Mailchimp-palvelua, jonka kautta tallentuu myös tietoa kirjeen avaamisesta ja linkkien tai kuvien klikkaamisesta. Uutiskirjetilauksen voi peruuttaa uutiskirjeen lopussa olevan “peruuta uutiskirjetilaus” -linkin kautta. Tällöin et saa enää uutiskirjeitä, mutta tietosi jäävät vielä järjestelmäämme, kunnes poistamme ne vuoden kuluessa.

Asiakasrekisteri

Käsittelemme henkilötietoja perustuen vuokrasopimukseen, jossa rekisteröity on osapuolena. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toimitilojen hallinnointi, vuokrankanto, asiakasviestintä, yhteydenpito asiakkaisiin sekä tilastointi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimitilavälittäjille, jotka ovat osallisena vuokrasopimuksen syntymisessä. Henkilötietojen käsittely on ulkoistettu palveluyrityksille.

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, henkilötunnus, yritys, yhteystiedot (puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite), vuokrista ja maksuista, tiedot vuokratuista toimitiloista ja palveluista ja niiden muutoksista ja käytöstä sekä muut vuokrattuihin toimitiloihin liittyvät tiedot. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta vuokrasopimuksen kautta sekä sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Rekisterien suojaus

Noudatamme rekisterien käsittelyssä huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekistereitä pääsevät katsomaan ja käsittelemään vain sellaiset henkilöt, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tietojen luovutus ja siirto

Käyttämämme Googlen, Squarespacen, Facebookin ja Mailchimpin palvelut voivat siirtää niihin tallennettuja tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Nämä Yhdysvalloissa sijaitsevia palvelimia hyödyntävät ohjelmistoyritykset ovat liittyneet Privacy Shield -järjestelmään.

Evästeet ja muuta

Sivustomme kerää vierailuun liittyviä tietoja. Kerättyjä tietoja käytetään kävijäseurantaan ja -tilastointiin palvelun ja markkinoinnin kehittämiseksi. Näiden tietojen keräämiseen sivusto käyttää evästeitä (cookie). Eväste on selaimen tallentama tiedosto, jonka avulla selain voidaan tunnistaa seuraavan vierailun yhteydessä. Sivustomme on toteutettu Squarespace-palvelussa ja siellä käytetään myös kolmannen osapuolten (kuten Google, Mailchimp ja Facebook) evästeitä. Meillä on myös Google Analytics käytössä kävijäseurantaa varten.

Jos et halua, että selaimesi tallentaa evästeitä, voit muuttaa selaimen asetuksia niin, että evästeitä ei käytetä, tai käyttää selainta yksityisessä tilassa. 

Ilmoitamme mahdollisista tietoomme tulleista tietoturvaloukkauksista välittömästi henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joita tietojen loukkaus koskee.

Voimme tallentaa toimitilakiinteistöissämme videokuvaa ennaltaehkäisemään rikollisuutta ja selvittämään mahdollisia rikoksia. Tallenteet säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on vain henkilökunnallamme. Nauhoja luovutetaan tarvittaessa viranomaisille erillisestä pyynnöstä.